职位描述
1. 负责公司各类档案(文书档案、人事档案、合同档案、财务档案、工程档案等)的全面管理,包括档案的收集、整理、分类、编号、录入、归档,确保档案齐全、有序、规范。
2. 建立并维护档案管理台账及电子档案系统,实时更新档案信息,做好档案检索标注,保障档案可快速查询、全程追溯,定期对档案进行核对,杜绝档案丢失、损毁、错乱。
3. 严格执行档案借阅、归还制度,负责借阅登记、审批、跟踪及回收工作,明确借阅期限,核对借阅档案完整性,严防档案泄露、涂改、损坏,坚守档案保密原则。
4. 负责档案的日常保管与养护,统筹档案库房管理,做好防潮、防火、防盗、防虫、防霉变等防护措施,定期对档案及库房环境进行检查、维护,保障档案长期安全保存。
5. 照公司制度及相关规定,对过期、作废档案进行鉴定、分类,按流程办理销毁手续,做好销毁记录,确保档案管理合规,杜绝无效档案留存。
6. 协助各部门开展档案查询、调取、复印等服务,配合内部审计、外部检查等工作,提供所需档案资料,提升档案利用效率,支撑各部门工作开展。
7. 协助完善公司档案管理制度及流程,提出档案管理优化建议,参与档案管理相关培训,提升自身及相关人员的档案管理意识和能力。
8. 完成上级领导交办的其他档案管理及行政辅助工作。